Acuerdo de tratamiento de datos

Partes y objeto

Este acuerdo forma parte de los Términos y condiciones del servicio. Lo celebran el negocio que tiene una cuenta en AdSmartBot («el negocio»), como responsable de los datos personales de sus clientes, y ADSMARTBOT, L.L.C. («AdSmartBot»), como encargado que los trata por su cuenta para prestarle el servicio.

Si este acuerdo y los términos dicen cosas distintas sobre los datos de los clientes del negocio, vale este acuerdo.

Qué datos y de quién

• De quién: los clientes y posibles clientes del negocio, las personas que le escriben por WhatsApp o por el chat web, las que reciben sus mensajes, correos o llamadas, y las que reservan citas.
• Qué datos: los de contacto (nombre, teléfono, correo, identificador del canal), los mensajes y archivos, las grabaciones y transcripciones de llamadas, las citas, los datos del CRM y los campos que el negocio define. El detalle está en la Política de privacidad.
• Datos sensibles: el negocio decide si trata datos sensibles (por ejemplo, de salud) y solo puede hacerlo con una base legal y con las medidas que exija su ley.
• Para qué: solo para prestar el servicio que el negocio usa: recibir y enviar mensajes, hacer funcionar su IA, sus flujos, sus citas, sus correos y sus integraciones, darle soporte y mantener la seguridad.
• Cuánto tiempo: mientras dure el contrato y el plazo de Al terminar.

Instrucciones del negocio

AdSmartBot trata los datos solo según las instrucciones del negocio. Son instrucciones los términos, este acuerdo, lo que el negocio configura en el panel (a quién escribe, qué guarda, qué proveedor de IA usa, a qué sistemas envía datos) y lo que nos pida por escrito. Si una instrucción nos parece contraria a la ley, se lo decimos al negocio.

No usamos los datos para fines propios, no los vendemos, no los compartimos con otros negocios y no los usamos para entrenar modelos de IA. La única excepción es la de los correos que rebotan o se quejan.

Los correos que rebotan o se quejan

Todos los negocios envían sus correos desde una dirección de envíos que comparten. Para proteger su reputación, cuando un correo del negocio rebota porque la dirección no existe, o cuando la persona lo marca como correo no deseado en dos o más negocios, AdSmartBot guarda esa dirección con el motivo y no le envía correos desde ninguna cuenta de la plataforma. Esa decisión la tomamos nosotros y no el negocio: de ese dato (la dirección y el motivo) somos responsables, con base en el interés legítimo de que los correos de todos los negocios lleguen, como explica la Política de privacidad. La persona puede pedir que la quitemos escribiendo a Support@AdSmartBot.com.

Confidencialidad

Solo acceden a los datos las personas de nuestro equipo que lo necesitan para prestar el servicio o darle soporte al negocio, y todas están obligadas a guardar confidencialidad. Nuestro equipo de soporte entra a la cuenta del negocio solo con su permiso («Permitir acceso de soporte», en Configuración → Equipo) o por seguridad o una obligación legal; cada entrada queda anotada con su motivo y el dueño recibe un correo.

Seguridad

Aplicamos las medidas técnicas y de organización que describe la Política de privacidad, entre ellas: conexiones cifradas, credenciales cifradas con AES-256-GCM, contraseñas guardadas solo como huella, control de acceso por roles, registro de actividad y copias de seguridad. Las revisamos y mejoramos con el tiempo, sin bajar el nivel de protección.

Subencargados

El negocio nos autoriza a usar los proveedores de la lista de la Política de privacidad para prestar el servicio. Cada uno se compromete por contrato a proteger los datos de forma parecida a la de este acuerdo, y respondemos por ellos.

Si agregamos o cambiamos un subencargado, lo publicamos en esa lista con la fecha del cambio y, si el cambio es importante, avisamos a los negocios por correo. Si el negocio tiene un motivo razonable de protección de datos para oponerse, puede decírnoslo; si no encontramos una solución, puede terminar el contrato.

Los servicios que el negocio contrata directamente con su propia cuenta y conecta al panel (su proveedor de IA, su cuenta de Google, su servidor de correo, los sistemas a los que envía datos) no son subencargados nuestros: son proveedores del negocio, y enviarles datos es una instrucción del negocio. Lo mismo vale para Meta respecto de su cuenta de WhatsApp Business.

Pedidos de los titulares

El panel le da al negocio las herramientas para atender a sus clientes: ver y corregir sus datos, descargar los contactos y borrar un contacto con todo lo suyo (sus conversaciones y mensajes, sus llamadas y grabaciones, sus citas, los correos que se le enviaron y los archivos que envió). Lo borrado pasa 30 días en la papelera, donde el negocio puede restaurarlo, y después se borra del todo; para atender en el acto un pedido de borrado, el negocio elige «Borrar para siempre». Si necesita más ayuda, se la damos en un tiempo razonable.

Si un cliente del negocio nos escribe a nosotros, le pasamos el pedido al negocio sin demora y no respondemos en su nombre, salvo que el negocio nos lo pida o la ley nos obligue.

Incidentes de seguridad

Si nos enteramos de un incidente de seguridad que afecte los datos del negocio, se lo avisamos sin demora indebida y a más tardar en 48 horas desde que nos enteramos, con lo que sepamos en ese momento: qué pasó, qué datos y cuántas personas pueden estar afectadas, qué hicimos y qué recomendamos. Después le seguimos informando. Avisar a las autoridades y a las personas afectadas le corresponde al negocio, y le ayudamos a hacerlo.

Ayuda al negocio

Le damos al negocio la información razonable que necesite para cumplir su ley: evaluaciones de impacto, consultas de las autoridades y pedidos de sus clientes.

Al terminar

Cuando termina el contrato (la cuenta se queda sin plan), el negocio puede descargar sus contactos y pedirnos una copia de sus datos durante 90 días (30 días contados desde que termina la prueba, si la cuenta solo usó la prueba gratis y nunca pagó). Cumplido ese plazo los borramos, con los archivos de la cuenta; antes le avisamos al dueño por correo a los 60 y a los 83 días (a los 15 y a los 23 en una prueba gratis sin pago). Si el negocio nos lo pide, los borramos en un máximo de 30 días desde que confirmamos el pedido, salvo lo que la ley nos obligue a guardar. Los archivos salen del almacén en un máximo de 2 días después de quedar sin uso, y las copias de seguridad se borran solas a los 30 días.

Auditoría

Si el negocio lo pide por escrito, le damos la información necesaria para demostrar que cumplimos este acuerdo. Si además necesita una auditoría, la acordamos con al menos 30 días de aviso, como máximo una vez al año, a cargo del negocio y con compromiso de confidencialidad, sin acceso a los datos de otros negocios.

Transferencias internacionales

El negocio autoriza que sus datos se traten en los Estados Unidos y en los demás países de la lista de proveedores, como explica la Política de privacidad. Protegemos esas transferencias con contratos que incluyen, cuando corresponde, las cláusulas contractuales tipo. Si el negocio elige un proveedor de IA de otro país (por ejemplo, DeepSeek, que trata los datos en China), esa transferencia es una instrucción suya.

Lo que exige Meta

Para usar WhatsApp, el negocio acepta las condiciones de WhatsApp Business antes de conectar su número. AdSmartBot usa los datos de la plataforma de WhatsApp solo en nombre del negocio y según sus instrucciones, nunca para fines propios ni de terceros, y los borra cuando el negocio o Meta lo piden.

Marcas blancas

Si el negocio contrata el servicio con una empresa que lo ofrece con su propia marca («marca blanca»), el encargado frente al negocio es esa empresa, con sus propios términos, y ADSMARTBOT, L.L.C. trata los datos como su subencargado, con las mismas obligaciones de este acuerdo. Si la marca no publicó sus propios documentos, se aplica este acuerdo.

Responsabilidad

La responsabilidad de cada parte por este acuerdo sigue las reglas y los límites de los Términos, salvo lo que la ley no permita limitar.

Contacto

Para cualquier asunto de este acuerdo: Support@AdSmartBot.com.