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Crear un calendario para recibir citas

Un calendario guarda tu horario y tus reglas para que tú, tu equipo, la IA o tus clientes reserven sin cruzarse. Se crea en Herramientas → Calendarios y citas, con su nombre, cuánto dura cada cita y los días y horas que atiendes.

  • 7 pasos
  • 5 minutos
  • Cualquiera del equipo
  • Comprobado el 8 oct 2026
Se hace en: Herramientas

Antes de empezar

  • Tener permiso para Herramientas (el dueño y los administradores lo tienen)

Paso a paso

Las capturas usan datos de ejemplo. Los colores de tu panel pueden ser otros.

  1. Paso 1: En Herramientas, pulsa «Calendarios y citas»

    La tarjeta dice cuántos calendarios tienes y cuántas citas hay esta semana. Se abre la ventana «Calendarios y citas», con las citas agendadas.

  2. Paso 2: Pulsa «+ Nuevo calendario»

    Se abre el calendario nuevo, con sus ocho partes numeradas, una debajo de la otra, cada una en su tarjeta. Solo las tres primeras son necesarias: lo demás trae valores que sirven para empezar.

  3. Paso 3: Escribe el nombre y, si quieres, el lugar

    El nombre lo ve el cliente al reservar: lo que agenda, o quién lo atiende (Manicure, Consulta con la doctora Ruiz). El lugar puede ser una dirección o el enlace de una videollamada. El color es para distinguirlo en tu agenda.

  4. Paso 4: Di cuánto dura cada cita

    En «Cada cita dura» eliges la duración, y en «Tiempo libre entre citas» el respiro entre una y otra (para limpiar, preparar o llegar). «Citas a la misma hora» es para clases o grupos: cuántas personas caben en el mismo horario. Si usas Google Calendar, «Eventos de Google» dice qué hace un evento que ya tienes allá a esa hora: «Respetar mis eventos» cierra el horario completo, Cuentan como una cita gasta un solo cupo.

  5. Paso 5: Marca los días y las horas que atiendes

    Cada día es una sola línea: el interruptor con el nombre del día, sus franjas una al lado de otra, «+ Franja» y «Aplicar a todos». La línea mide lo que miden sus cosas y se ensancha con cada franja que agregas; cuando ya no cabe, lo que sobra sigue en el renglón de abajo. Una franja es, por ejemplo, de 8:00 a 12:00; agrega otra de 14:00 a 18:00 si cierras a mediodía, y quita una con la X. Un día apagado dice «Cerrado». Si varios días llevan el mismo horario, ponlo en uno y pulsa «Aplicar a todos»: lo copia a los demás días marcados y antes te dice cuáles va a reemplazar. Debajo está la zona horaria del calendario: un calendario nuevo nace con la de tu cuenta (Configuración → Cuenta), y si le pones otra, al guardarlo te lo recordamos en una línea para que no veas «las 9:00» aquí y «las 8:00» allá sin saber por qué.

  6. Paso 6: Revisa las reglas

    «Anticipación mínima» evita que te agenden para dentro de diez minutos: escribes el número y, al lado, horas (hasta 24), días (hasta 30) o semanas (hasta 12), como en un recordatorio; con 0 dice «Sin anticipación». Si el número no sirve, un letrero rojo dice por qué. «Agendar hasta» dice con cuántos días de adelanto se puede (de 3 días a un año). «Máximo de citas por día» y «Citas pendientes por contacto» llevan el número que quieras o Sin límite.

  7. Paso 7: Pulsa «Guardar calendario»

    Está abajo, a la derecha, en una barra que flota sobre lo demás: ahí mismo dice «Cambios sin guardar» en cuanto tocas algo (también los recordatorios) y «Todo guardado» cuando no queda nada. «Guardar calendario» guarda todo de una vez. Desde ese momento el calendario ofrece sus horas libres en la bandeja, en la página de reservas (si la enciendes en la parte 8) y a la IA.

    Lo que vas a ver: «Calendario guardado.» y el calendario nuevo sale en la pestaña «Calendarios».

Las demás partes del calendario

  • Google Calendar: lo que tengas ocupado allá no se ofrece aquí, y cada cita nueva se crea allá. Hace falta conectar Google en Configuración → Integraciones; puedes conectar varias cuentas (la tuya y la del negocio) y cada calendario elige, en «Calendario de Google», uno de cualquiera de ellas. Con «Título del evento» y «Descripción del evento» escribes cómo se lee cada cita allá, con datos del cliente entre llaves (escribe «{{» y eliges): Llamada {{nombre}} - {{telefono}}. Vacíos, sale el cliente, su WhatsApp, su correo (si lo tienes guardado), las notas y el enlace al chat. Usar la de fábrica escribe en la descripción la plantilla de fábrica, para que partas de ahí; si te arrepientes, Ctrl+Z (en Mac, Cmd+Z) devuelve lo que había, y por unos segundos sale un Deshacer al lado del botón. Lo mismo vale para un emoji, un dato del cliente o un «Cambiar por {{campo}}» que metas con un botón: se pueden deshacer con Ctrl+Z. Con «Invitar al cliente», si el cliente tiene correo en su ficha, también queda de invitado en el evento y Google le envía la invitación con la hora y el lugar. El cliente ve el título, la descripción y el lugar del evento: con él invitado, la descripción de fábrica sale sin las notas ni el enlace al chat, y si escribes la tuya, no pongas datos internos. Si faltan citas por enviar, una línea debajo del interruptor dice cuántas («N por enviar», con «Enviar ahora») y, si Google no las aceptó, el motivo y qué hacer; con todas ya allá solo sale una marca ✓ junto al nombre. Si el calendario ya tenía citas cuando enciendes la sincronización, las que todavía no terminan se envían a Google solas: al guardar el calendario y, si algo falla, cada minuto con una espera que crece (4 minutos, 8, 16… hasta 6 horas).
  • Recordatorios: una fila por recordatorio: «[24] [horas] antes → [flujo]». Pulsa + Agregar recordatorio, escribe cuánto antes y elige el flujo (la fila nueva sale vacía: no trae nada de fábrica), arrástrala por el asa (⋮⋮) para ordenarla y quítala con la ×; al guardar, quedan tal cual. Necesitan un flujo publicado. Junto a cada flujo elegido, Ver flujo lo abre en otra pestaña para ver qué trae por dentro sin perder lo que escribes aquí (sin flujo elegido sale apagado y dice «Elige un flujo»). Si una regla o un flujo de fuera del calendario también recuerda esas citas, sale debajo en «Fuera del calendario», de solo lectura, con «Ver regla» o «Ver flujo»: se cambia en Flujos.
  • Al agendar y al cancelar: «Flujo al agendar» y «Flujo al cancelar», una fila cada uno que se elige y se quita ahí mismo, cada una con su Ver flujo. Y «Después de la cita»: un flujo que se lanza cierto tiempo después de que termina la cita, una sola vez por cita y solo si no se canceló; «Solo si asistió» viene apagada, y con ella encendida no sale si la marcaron «No asistió». Una regla «Se agenda una cita» que hace más que lanzar un flujo sigue siendo una regla y sale de solo lectura.
  • Reservar por enlace: la página donde el cliente elige su hora solo, con un «Mensaje al reservar» que lee debajo del «¡Listo!». Arriba del calendario, «Enlace para reservar» dice si está encendida: «Crear enlace» la enciende, y salen el enlace general con Copiar enlace (para tu web, tu bio de Instagram o un anuncio) y «Para un contacto», que arma el enlace de una persona. Lo explica Reservar por enlace.
  • La lista de calendarios: cada calendario es una fila con Copiar enlace y un menú «⋯» (Copiar enlace, Editar, Duplicar, Pausar o Activar y Eliminar). Duplicar crea una copia apagada y sin reservar por enlace; Eliminar pregunta antes y dice cuántas citas se borran.

Si ves uno de estos mensajes

«Ponle nombre al calendario.»
Escribe el nombre antes de guardar.
«La zona horaria no es válida.»
Elige la zona horaria de la lista.
«En el horario, la hora final debe ser después de la inicial.»
Revisa las franjas del horario: cada una tiene que terminar después de empezar.
«Elige al menos un día con horario.»
Enciende al menos un día de la semana y ponle sus horas.
«El «Flujo al agendar» ya no existe. Elige otro.»
El flujo que habías elegido se borró: elige otro o déjalo vacío.
««Anticipación mínima»: En horas llega hasta 24. Para más tiempo, usa días.»
Escribe un número que quepa en su unidad (hasta 24 horas, 30 días o 12 semanas) o cambia la unidad.
««Máximo de citas por día» tiene que ser un número entero de 1 a 1000, o «Sin límite».»
Escribe un número entero (hasta 1000; por contacto, hasta 100) o marca «Sin límite».

Preguntas frecuentes

¿Hago un calendario por profesional o por servicio?

Lo más común es uno por profesional, cada uno con su horario. Si todos atienden lo mismo con el mismo horario, basta uno por servicio.

¿Qué pasa si lo apago?

No entran citas nuevas en él, y las que ya tenía siguen en pie.

¿Puedo dar cupos para grupos?

Sí, con «Citas a la misma hora»: de 1 a 100 personas por horario.

¿Cómo evito que se agende en un día o a una hora que ya tengo ocupada en Google?

Apúntalo en el Google Calendar de ese calendario como un evento con horas (de la apertura al cierre, para cerrar el día entero) y deja «Eventos de Google» en «Respetar mis eventos»: ese horario no se ofrece, aunque el calendario acepte varias citas a la misma hora. Los eventos de todo el día y los marcados como «Disponible» no ocupan nada.

¿Qué cambia entre «Respetar mis eventos» y «Cuentan como una cita»?

Con «Respetar mis eventos», un evento ocupa su horario completo y ahí no se agenda. Con «Cuentan como una cita», cada evento ocupa un cupo de «Citas a la misma hora», igual que una cita de aquí, y se sigue agendando mientras queden cupos. Con 1 cita a la misma hora las dos dan lo mismo.

¿Puedo cambiar cómo se ve la cita en Google Calendar?

Sí, en la parte 5: escribe el título y la descripción del evento con datos del cliente. Solo cambia las citas que se agenden desde ahí; los eventos que ya están en Google se quedan como estaban.

¿Cómo le llega al cliente la invitación del evento?

Con «Invitar al cliente» encendido, en la parte 5: si el cliente tiene correo en su ficha, el evento lo lleva de invitado y Google le envía la invitación con la hora y el lugar. Si la cita se cancela, o se cambia (se cancela la anterior y se agenda la nueva), Google también le avisa. Si no tiene correo, el evento se crea igual, sin invitado; el correo lo tomas de la ficha, así que puedes pedirlo en tu flujo o con la IA y guardarlo ahí, siempre antes de agendar: si lo guardas después, la cita que ya existe no se invita. El cliente ve el título, la descripción y el lugar del evento, así que no pongas ahí notas ni datos internos. Los calendarios que ya tenías quedan apagados; los nuevos nacen encendidos. Necesita Google conectado y «Usar Google Calendar» encendido. Si Google no acepta el correo, el evento se crea sin invitado.

¿Puedo usar el calendario de otra cuenta de Google?

Sí. En Configuración → Integraciones → Google Calendar pulsa «+ Conectar otra cuenta» y elige la cuenta en Google. Después, en la parte 5 del calendario, «Calendario de Google» lista los de todas tus cuentas, agrupados por correo. Si desconectas una cuenta, los calendarios que la usaban quedan sin Google —la parte 5 lo dice— hasta que elijas en cada uno un calendario de una cuenta conectada (volver a conectar la misma no los devuelve solos); sus citas se quedan. Mientras la verificación de Google esté en trámite, si ves «Google no verificó esta app», entra en «Configuración avanzada» y continúa.

Encendí «Usar Google Calendar» y mis citas de antes no están en Google. ¿Qué hago?

Pulsa «Guardar calendario»: al guardar se envían a Google las citas confirmadas que todavía no terminan y no tenían su evento. La parte 5 lo dice solo cuando falta algo: «N citas por enviar a Google», con el motivo si Google no las aceptó y qué hacer; «Enviar ahora» lo reintenta en el momento. Cuando ya están todas, solo sale una marca ✓ junto a «Usar Google Calendar». Las citas que ya pasaron o que se cancelaron no se envían. Si el calendario usa una cuenta de Google que se desconectó, la parte 5 lo dice y no se envía nada hasta que elijas una cuenta conectada.

¿Qué es «Después de la cita»?

Un flujo que se lanza para el cliente cierto tiempo después de que termina su cita (minutos, horas o días): un «gracias por venir», una encuesta, una oferta para volver. Sale una sola vez por cita, no sale si la cita se canceló y, si la cita se mueve, se mueve con ella. Al elegirlo solo sale para las citas cuyo momento todavía no ha llegado: no le escribe a las de la semana pasada. Si fuera de las 24 horas del último mensaje del cliente el flujo escribe, tiene que empezar con una plantilla aprobada.

¿Cómo dejo sin tope las citas por día o por contacto?

Marca «Sin límite» junto al número. Para poner un tope, desmárcala y escribe el que quieras (hasta 1000 por día y 100 por contacto). El enlace para reservar tiene sus topes: con «Sin límite», 3 citas pendientes por persona, y siempre 4 reservas en 24 horas. La IA tiene además el máximo de su función de agenda: vale el menor.

¿Cómo veo qué trae el flujo que elegí?

Con «Ver flujo», al lado de cada selector de flujo: lo abre en otra pestaña, sin perder lo que no has guardado.

¿Qué pasa si lo elimino?

Se borran también sus citas, y a esas personas no se les avisa; los eventos que ya estén en Google Calendar se quedan allá. Antes de eliminarlo, la lista te dice cuántas citas por venir tiene. Si solo quieres dejar de recibir citas, mejor pausa el calendario (menú «⋯» → Pausar).

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