Las funciones de la IA

Hasta aquí el asistente conversaba. Una función es algo que además puede hacer: guardar el número del pedido en la ficha, mirar qué horas libres hay en tu calendario y reservar una, o lanzar un flujo tuyo. La IA decide sola cuándo usarla, leyendo lo que el cliente escribe y lo que tú pusiste en «Qué hace».

Las funciones las creas tú, y por eso se llaman funciones propias. Viven en Asistente de IA → Funciones propias, debajo de la lista de asistentes, y también dentro de cada asistente, en su sección Funciones propias, con el botón + Nueva función. Se crean una vez y se encienden en cada asistente que las necesite; también se pueden poner en la acción de inteligencia artificial de un flujo. Ninguna viene encendida: tú decides cuáles usa cada uno. Lo que no se crea, porque ya viene hecho, son los poderes (más abajo). Funcionan con cualquier proveedor conectado: OpenAI, Anthropic, Google, xAI o DeepSeek. Si el modelo que elegiste no sabe llamar funciones, la plataforma reintenta sin ellas y el asistente contesta como antes; lo ves en «Lo que hizo la IA».

Nombre. El que tú quieras, con espacios, mayúsculas y tildes: «Consultar pedido», «Guardar dirección», «Pedir cotización». Es el nombre que usas en tus instrucciones para decirle a la IA cuándo usar la función, así que uno que diga qué hace («Consultar estado del pedido») ayuda más que «Hacer cosa». La plataforma lo adapta sola a lo que pide cada proveedor de IA: tú no tienes que escribirlo en minúsculas ni con guiones. No se puede repetir dentro de la cuenta, y dos nombres que se leen igual («Consultar pedido» y «consultar_pedido») cuentan como uno.

Qué hace. Es lo único que lee la IA para decidir cuándo usarla. Empieza siempre con «Permite al cliente…»: «Permite al cliente dejar el número de su pedido para que lo revisemos». Una frase, concreta. Si pones dos funciones parecidas con descripciones parecidas, el modelo se confunde entre las dos.

Datos que recoge (opcional). Lo que la IA tiene que pedirle al cliente antes de llamar la función: la IA los recoge TODOS antes de llamar. Cada fila tiene solo dos cosas:

• Qué dato pide la IA: lo que escribes para decirle qué recoger, con tus palabras —«Nombre completo del cliente», «Correo», «¿En qué ciudad vive?»—. Puede llevar espacios, mayúsculas y tildes, y hasta 120 caracteres. Es lo único que lee la IA para saber qué pedir; también es la llave con la que el dato llega a tu flujo y a tu mensaje, tal cual lo escribiste (más abajo).
• Guardar en: dónde queda. Un campo tuyo (de cada contacto, o igual para todos), o un dato fijo de la ficha (nombre, apellido, nombre completo, correo: el teléfono no está, porque en WhatsApp es la identidad del contacto). Si además elegiste un Flujo que corre, aparece «Solo para el flujo»: el dato no se guarda en ningún campo, pero igual le llega a ese flujo como variable. Sin flujo, todo dato necesita un campo de verdad; si falta, junto a «Guardar» ves cuál.

El tipo de lo que pide la IA sale solo del campo donde lo guardas: uno de fecha pide una fecha, uno de «Sí o no» pide sí o no, uno de «Una opción» solo deja elegir de esa lista… Tú no lo eliges aquí.

Calendario. Se activa cuando algún dato de la lista se guarda en un campo de fecha (o de fecha y hora); si no, sale apagado con el motivo. «Consultar disponibilidad» hace que la función devuelva las horas libres; «Reservar cita» agenda la que el cliente eligió. Crea una función para cada modo (más abajo está cómo). Para lo más común hay algo más simple: el poder Agenda (en «Poderes»), que consulta, agenda, cancela y cambia de hora con un solo interruptor y pide la confirmación del cliente antes de cancelar. Las funciones siguen para quien las necesite con sus propios datos.

Flujo que corre (opcional). Un flujo publicado que arranca en cuanto la IA llama la función, con los datos recogidos ya disponibles con lo que escribiste en «Qué dato pide la IA», entre llaves y tal cual ({{Nombre completo del cliente}}), y el nombre de la función en {{funcion}}. Es la manera de que la IA haga cualquier cosa que un flujo sepa hacer: avisar al equipo, escribir en una hoja, llamar a otro sistema, suscribir a una secuencia.

Mensaje que envía (opcional). Si lo escribes, la IA lo usa como base de su respuesta y lo dice con sus palabras, adaptado a la conversación: «Pepito, gracias por tus datos, ya quedaron registrados». Si lo dejas vacío, la IA no dice nada en ese turno —haya corrido un flujo o no—; si corrió uno, es el flujo el que habla. Con varias funciones llamadas a la vez, basta con que UNA tenga mensaje para que la IA conteste con lo que diga esa (o esas).

Además de las funciones que creas, cada asistente tiene Poderes: tarjetas que enciendes o no y cuyo funcionamiento no se edita (algunas tienen opciones que eliges al encenderlas): Pasar al equipo, Botones y listas, Ver imágenes, Leer documentos y los demás. Están explicados en el artículo «Entrenar el asistente».

Pasar al equipo era antes la función «Pasar a una persona», que se podía editar; hoy es un poder fijo. Al usarlo, el chat pasa a tu equipo: la IA se despide en ese mismo mensaje, como digan tus instrucciones, y no contesta lo que el cliente escriba después, hasta que alguien le devuelva el chat desde la bandeja. Un poder no calla a la IA como una función sin «Mensaje que envía». No viene encendido en ningún asistente, y en tus instrucciones le dices cuándo usarlo. Si quieres que además pase algo (una etiqueta, asignar el chat, un mensaje), crea una regla con el evento «Pasa al equipo». Todo el detalle está en «Pasar el chat al equipo».

Guardar un dato, poner una etiqueta o avisar al equipo ya no necesitan una función. Lo que antes se lograba creando una función para guardar la ciudad del cliente o ponerle una etiqueta ahora viene hecho: Guardar datos, Etiquetar, Calificar cliente, Dar de baja, Avisar al equipo, Asignar chat, Nota interna y Resumen final. Eliges qué datos o qué etiquetas puede usar y la plataforma se encarga del resto. Tus funciones propias siguen funcionando igual.

Para que la IA consulte horarios o reserve citas en tu calendario, crea la función con «+ Nueva función» y elígele el calendario y el modo: «Consultar disponibilidad» devuelve las horas libres del día que pida el cliente (o de los próximos siete días, si no dice cuál); «Reservar cita» reserva la hora que eligió, con las mismas reglas del bloque «Calendario y Reservas»: duración, horario, máximo por contacto, confirmación. La cita queda en Herramientas → Calendarios y en el chat sale «Cita agendada». Si el cliente ya tenía una y el calendario no deja dos, la IA se lo explica. Antes estas dos nacían solas en cuanto la cuenta tenía un calendario; ahora se crean cuando tú quieras, y las que ya estén creadas siguen funcionando igual.

En cada asistente, en la sección Funciones propias, enciende la tarjeta de cada función que quieras. Una que acabas de crear desde ahí sale encendida. Un asistente de ventas puede tener «Guardar pedido» y «Agendar cita», y el de soporte solo «Consultar pedido». Sin encender ninguna, el asistente conversa y ya, como siempre. Una función funciona en todos los sitios donde la enciendas: no tiene un apagado propio, aparte de encenderla o no.

En un flujo, la acción de inteligencia artificial tiene Poderes y funciones (opcional): las mismas funciones propias y los poderes, en una sola lista con buscador. Lo que pongas ahí lo puede llamar el modelo en esa llamada; si además elegiste un asistente, se suma lo suyo. En «Pasos vistos» queda «usó 1 función» con el nombre.

Cuando una función lanza un flujo, el flujo habla primero y la IA remata después. Los mensajes del flujo salen mientras la IA todavía está pensando; cuando termina, envía su texto —o no envía nada, si la función no tiene mensaje que envía—. Por eso conviene que el flujo diga lo importante («Recibimos el pedido 4521») y la IA solo cierre.

Si ese flujo se queda esperando una respuesta —tiene una pregunta adentro—, lo que el cliente escriba después se lo lleva el flujo y la IA no lo ve, igual que con cualquier flujo que esté esperando. Un flujo lanzado desde una función funciona mejor corto y sin preguntas.

Todo queda anotado en Lo que hizo la IA: «La IA usó la función «Guardar pedido»», con los datos que le pasó y lo que la función le devolvió.

Pídele que pida los datos siempre. «Antes de usar Guardar pedido, pregunta el número del pedido y espera la respuesta; nunca lo supongas». Sin esto, el modelo a veces se inventa el dato o toma uno de conversaciones viejas. Las funciones ya rechazan lo que no es válido —un número que no es número, una fecha mal escrita, una hora de cita que no está libre— y le dicen a la IA que lo vuelva a pedir, pero es mejor que ni lo intente.

Dile cuándo consultar. Para las citas: «Cuando pidan cita para un día —mañana, el jueves, por la tarde—, consulta primero la disponibilidad y ofrece las horas; reserva solo cuando el cliente elija una».

No repitas en las instrucciones lo que ya dice «Qué hace». La IA lee las dos cosas; si se contradicen, hace cualquiera. Y recuerda que la IA no guarda lo que le devolvió una función de una respuesta a la siguiente: si el cliente vuelve a pedir lo mismo, puede volver a llamarla. Los datos sí quedan en la ficha, así que no pasa nada, pero conviene saberlo.

Una veterinaria quiere que la IA anote el nombre de la mascota y agende. Crea los campos «mascota» y «especie» en Flujos → Campos. Después, en Asistente de IA → Funciones propias, crea tres (también puedes crearlas desde la ventana de un asistente, en Funciones propias):

• «Guardar mascota»: qué hace «Permite al cliente decir cómo se llama su mascota y de qué especie es»; datos «Nombre de la mascota» (guardar en el campo «mascota») y «Especie» (guardar en el campo «especie»); sin flujo; mensaje que envía «Listo, anotamos a {{Nombre de la mascota}}».
• «Consultar horarios»: qué hace «Permite al cliente saber qué horas hay libres para su cita»; en Calendario, el de consultas y el modo «Consultar disponibilidad».
• «Agendar cita»: qué hace «Permite al cliente reservar la hora que eligió»; el mismo calendario y el modo «Reservar cita».

En el asistente enciende las tres en Funciones propias y escribe en las instrucciones: «Cuando alguien pida cita, pregunta primero el nombre y la especie de la mascota y guárdalos; luego consulta la disponibilidad del día que pida y reserva la hora que elija». El resto lo hace la conversación.