Exportar contactos: elegir a quiénes y qué datos
Marca contactos y pulsa «Exportar». Eliges qué llevarte (datos, campos propios, etiquetas juntas o una por columna, campos de la cuenta, historial del chat) y el formato: Excel (.xlsx) o CSV. El chat puede ir en otra hoja o en una celda de cada contacto.
- 7 pasos
- 4 minutos
- Cualquiera del equipo
Antes de empezar
- Tener la sección Contactos entre los permisos de tu usuario
- Para llevarte el historial del chat, acceso a la Bandeja de entrada, que es donde se leen los chats
- Para exportar el teléfono y el correo, el permiso «Ver el correo y el teléfono de los contactos»
Paso a paso
Paso 1: Marca los contactos que quieres exportar
Con la casilla de cada fila. La casilla de arriba, junto a Nombre, elige a todos los que cumplen la búsqueda y los filtros, no solo los de la página que ves, y arriba dice cuántos son. Si luego desmarcas alguno, se resta. Si no marcas a nadie, se exportan todos los que cumplen los filtros.
Paso 2: Pulsa «Exportar»
Está arriba, junto a Importar (con el número de contactos elegidos), y también en la barra que aparece al marcar contactos. Se abre la ventana «Exportar contactos» y lo primero que dice es a cuántos va a exportar.
Paso 3: Marca los datos que quieres llevarte
Cada tipo de dato es un desplegable con sus casillas y con «Marcar todo» y «Quitar todo»: Datos del contacto (nombre, apellido, teléfono, correo, canal, fechas…), Campos propios (los que creaste), Etiquetas, Campos de la cuenta e Historial del chat. Lo que no puedes exportar sale apagado con su motivo, por ejemplo el teléfono y el correo si tu usuario no tiene ese permiso. La próxima vez la ventana se acuerda de lo que elegiste.
Paso 4: Elige cómo salen las etiquetas
En Etiquetas hay dos formas, y puedes usar las dos a la vez. «Todas en una columna» pone las etiquetas de cada contacto juntas, separadas por punto y coma. «Una columna por etiqueta» te deja marcar las que quieras (o «Marcar todo»): cada una sale como su propia columna, «Etiqueta: nombre», con sí si el contacto la tiene y no si no. Así puedes filtrar y contar en la hoja sin separar nada a mano.
Paso 5: Decide si llevas los campos de la cuenta y el historial del chat
Los campos de la cuenta son los iguales para todos (el menú del día, el costo del domicilio): salen aparte, con una fila por campo, para no repetirlos en cada contacto. Los marcados como privados no se pueden exportar. El historial del chat tiene dos formas: «En una hoja o archivo aparte» (un mensaje por fila, con la fecha, quién escribió, el tipo y el texto, y el identificador de cada contacto para unirlo con el otro) o «En la misma fila, en una celda» (todo el chat de cada contacto en una sola celda, una línea por mensaje). Al marcarlo, la ventana dice cuántos mensajes son: puede ser un archivo grande. Solo lo puede exportar quien tiene acceso a la Bandeja de entrada; a quien no la tiene le sale apagado.
Paso 6: Elige el formato: Excel o CSV
Abajo está Formato del archivo. «Excel (.xlsx)» es el archivo normal de Excel: se abre con doble clic, con las tildes y los teléfonos bien, y si pediste varios tipos de datos cada uno sale en su hoja. «CSV» es un texto sencillo para llevar los contactos a otras herramientas; con varios tipos de datos baja un ZIP con un CSV por cada uno. El Separador de columnas solo se usa en CSV.
Paso 7: Pulsa «Exportar» y abre el archivo
Abajo dice qué se va a descargar: un archivo de Excel (con sus hojas), un CSV o un ZIP. Se baja mientras se prepara, así que aunque sean decenas de miles de contactos no hay que esperar a que termine. Si al abrir un CSV en Excel todo aparece en una sola columna, vuelve a exportar con Separador de columnas → Punto y coma, o elige Excel.
Lo que vas a ver: Se descarga «contactos-AAAA-MM-DD.xlsx» (o .csv o .zip). La exportación queda anotada en el Registro de eventos.
Qué trae cada archivo
En Excel es un solo libro con una hoja por cada tipo de dato que pediste; en CSV, un archivo por cada uno.
| Hoja o archivo | Qué trae |
|---|---|
| Contactos | Una fila por contacto con los datos del contacto, los campos propios y las etiquetas que marcaste (y el chat, si lo pediste en la misma fila). Las fechas salen como AAAA-MM-DD HH:mm, en la hora de tu cuenta; los teléfonos, como texto, con todas sus cifras. |
| Campos de la cuenta | Dos columnas, Campo y Valor, con los campos iguales para todos que marcaste. |
| Historial del chat | Un mensaje por fila: contacto, canal, fecha, si lo recibió o lo enviaste, quién lo escribió (contacto, equipo, IA o sistema), tipo y texto. De una nota de voz sale lo que dijo, si se entendió. Si tiene más de un millón de filas, sigue en otra hoja del mismo libro. |
El chat en una celda: lo que cabe
Con «En la misma fila, en una celda», cada contacto lleva su chat en la columna Historial del chat: una línea por mensaje, con la fecha, quién lo escribió y el texto, del más viejo al más nuevo. Si el contacto no ha escrito nunca, la celda queda vacía.
Una celda de Excel y de Google Sheets guarda hasta 32.767 caracteres. Si el chat de un contacto es más largo, se deja lo más reciente y la celda empieza con un aviso que dice cuántos mensajes viejos se omitieron. La ventana te dice, antes de descargar, a cuántos contactos les pasa. Para llevarte el chat completo, usa «En una hoja o archivo aparte». Para saber de quién es cada chat, la fila lleva siempre el nombre y el teléfono (o el identificador, si tu usuario no puede ver el teléfono).
Si algo sale mal
| Lo que dice | Qué hacer |
|---|---|
| «Elige qué datos exportar.» | La ventana no tiene ninguna casilla marcada. Marca al menos un grupo. |
| «No hay contactos para exportar con esta selección.» | Los contactos elegidos ya no están o los filtros no dejan a nadie. Cambia la selección. |
| El teléfono y el correo salen apagados | Tu usuario no tiene el permiso «Ver el correo y el teléfono de los contactos». Pídeselo al dueño de la cuenta en Configuración → Equipo. |
| El historial del chat sale apagado | Sin acceso a la Bandeja de entrada, donde están los chats. Pídeselo al dueño de la cuenta en Configuración → Equipo. |
| En un CSV todo sale en una columna | Exporta otra vez con el separador «Punto y coma», o elige Excel. |
Si ves uno de estos mensajes
- «Elige qué datos exportar.»
- Marca al menos un grupo: datos del contacto, campos propios, etiquetas, campos de la cuenta o historial del chat.
- «No hay contactos para exportar con esta selección.»
- Los contactos que marcaste ya no están (se borraron o se enviaron a la papelera) o los filtros no dejan a nadie. Quita la selección o cambia los filtros.
Preguntas frecuentes
- ¿Puedo exportar solo algunos contactos?
Sí: márcalos en la tabla antes de pulsar «Exportar», o filtra y usa la casilla de arriba para elegir a todos los que cumplen el filtro.
- ¿Por qué no puedo exportar el teléfono ni el correo?
Porque tu usuario no tiene el permiso «Ver el correo y el teléfono de los contactos». Sin él tampoco se pueden usar esos datos para buscar o filtrar a quién exportar.
- ¿Se exportan los campos privados?
No, nunca. Un campo privado guarda una clave de otro sistema y no sale de la plataforma, ni por aquí ni por la API.
- ¿El historial del chat trae las fotos y los audios?
No, trae el texto de cada mensaje y su tipo («foto», «audio»…). De una nota de voz que se entendió sale lo que dijo.
- ¿Excel o CSV?
Excel (.xlsx) si vas a mirar los datos tú: se abre con doble clic, trae cada tipo de dato en su hoja y no tiene problemas con las tildes ni con el separador. CSV si los vas a llevar a otra herramienta que lo pide. Los dos traen los mismos datos.
- ¿Cómo saco cada etiqueta en su propia columna?
En el grupo Etiquetas, marca las que quieras en «Una columna por etiqueta». Cada una sale como «Etiqueta: nombre», con sí o no. Puedes sacar también «Todas en una columna».
- ¿Qué pasa si el chat de un contacto no cabe en una celda?
Se deja lo más reciente y la celda empieza avisando cuántos mensajes viejos se omitieron. La ventana te dice antes de descargar a cuántos contactos les pasa. Con «En una hoja o archivo aparte» el chat sale completo.
- ¿Puedo volver a importar el archivo?
Sí, en Excel o en CSV. La ventana de importar reconoce los títulos de la exportación. Las columnas que son datos de la plataforma (canal, fechas, identificador) salen como «No importar»; «Suscrito a los mensajes masivos» sí se lee, y quien está dado de baja vuelve a entrar dado de baja.
- ¿Queda registro de quién exportó?
Sí. Cada exportación queda en el Registro de eventos con quién la hizo, cuántos contactos y qué datos se llevó.
Relacionados
- Importar contactos desde Excel, Google Sheets u otra plataformaSube tu lista (Excel o CSV) desde Contactos → Importar, o descarga el archivo de ejemplo. Reconoce nombre, teléfono, correo, etiquetas y quién está dado de baja; lo demás lo empareja contigo. Antes de guardar ves cuántos entran. Los que ya existen se completan, no se duplican.
- Crear un campo para guardar datos de tus contactosUn campo guarda un dato de cada contacto (su ciudad, su talla, su número de pedido) para verlo en la ficha y usarlo en mensajes con su nombre entre llaves, como {{Ciudad}}. Se crea en Flujos → Campos y se llena a mano, desde un flujo o al importar.
- Las etiquetas y los camposPara qué sirve cada uno, cuándo usar uno u otro y cómo se llenan solos mientras conversas.
- El registro de eventos: qué pasó y qué falló en tu cuentaEn Configuración → Registro de eventos ves quién hizo qué y los errores de los últimos 30 días: los de WhatsApp, Google, Stripe, la IA, el correo o los archivos, los de tus flujos (con su bloque y el chat del cliente) y los de la plataforma. Si está vacío, es buena señal.