Las etiquetas y los campos

Una etiqueta responde sí o no: la persona la tiene o no la tiene. Un campo guarda un dato: una ciudad, una talla, un número de pedido, una fecha.

«Mayorista» es una etiqueta: o lo es o no lo es. «Talla» es un campo: vale M, o L, o lo que haya dicho. Si te preguntas cuál de los dos usar, hazte esta pregunta: ¿lo que quiero guardar tiene varios valores posibles? Si sí, es un campo. Si es un sí o un no, es una etiqueta.

Se administran en Flujos → Etiquetas. Cada una tiene su nombre, un color para reconocerla de lejos y, si tienes muchas, una carpeta para agruparlas. La lista te dice cuántos contactos tiene cada una, que es la mejor forma de darte cuenta de que tienes tres etiquetas distintas para lo mismo.

No hace falta crearlas antes: cuando un flujo agrega una etiqueta que no existe, se crea sola. Es cómodo y es justo por eso que a los seis meses uno tiene «Interesado», «interesados» y «Interesado 2». Vale la pena pasar por esa pantalla de vez en cuando a poner orden.

Se agregan y se quitan desde el bloque Acciones de un flujo, o a mano en la ficha del contacto en la bandeja. Y sirven para tres cosas: filtrar la bandeja y la lista de contactos, decidir un camino en una condición, y elegir a quién le llega una campaña de mensajes masivos.

Se administran en Flujos → Campos y vienen en dos clases. Los de cada contacto guardan un valor distinto por persona: la ciudad de Laura no es la de Andrés. Los iguales para todos guardan un solo valor que comparten todos los clientes: el menú del día, la promoción de esta semana, el horario de diciembre. Ese segundo tipo es un invento cómodo: cambias el dato en un sitio y cambia en todos los mensajes a la vez.

Al crearlo eliges de qué tipo es —Texto, Texto largo, Número, Fecha, Fecha y hora, Sí o no, Una opción o Varias opciones—. Los dos últimos son para listas que tú escribes, y tienen una ventaja: nadie termina guardando «lima», «Lima» y «LIM» en el mismo campo.

El nombre que le pongas es, tal cual, lo que se escribe entre llaves: «Ciudad de envío» se escribe {{Ciudad de envío}}, con sus mayúsculas, tildes y espacios. Las mayúsculas cuentan: «Ciudad» y «ciudad» son dos campos distintos. A partir de ahí se escribe igual que cualquier dato en cualquier texto: un mensaje de un flujo, el asunto de un correo, la dirección de un enlace, las instrucciones del asistente.

También puedes marcar que el campo se vea en la bandeja, y entonces aparece en la ficha del contacto, al lado de la conversación. Marca los tres o cuatro que de verdad mira quien está atendiendo; los demás solo hacen ruido.

Casi nunca a mano. Lo normal es que los llene el flujo mientras conversa: dentro de un Enviar mensaje, el contenido Obtener información del cliente hace la pregunta, revisa que lo que contesten sea lo que pediste —un correo, un número, una fecha, una foto— y lo guarda donde le digas: en un campo tuyo, en el nombre, el teléfono o el correo de la ficha, o solo en el flujo. Y el bloque Acciones tiene «Agregar etiqueta», «Quitar etiqueta», «Guardar en un campo» y «Vaciar un campo».

Hay una manera más lista todavía: la acción de inteligencia artificial —se llama como tu proveedor, «OpenAI» por ejemplo—, en el mismo bloque de Acciones, con la operación Extraer datos de texto, imagen o archivo: le dices qué datos quieres («talla», «ciudad») y en qué campo va cada uno, y los extrae de lo que ya se habló, de una foto o de un PDF. Si el cliente escribió «hola, ¿tienen esa blusa en talla M para Barranquilla?», no hay que volver a preguntarle la talla ni la ciudad. Si un dato no aparece, el campo se queda como estaba.

«Guardar en un campo» también sabe calcular: eliges «Calcular» y escribes una fórmula con tus datos entre llaves, como redondear({{puntos}} * (1 - {{descuento}} / 100), 1),si({{puntos}} > 10, "caliente", "frío") o dias_entre(hoy(), {{cita_fecha}}). El panel trae la lista de lo que se puede escribir y una fila para probarla. Y «Dar formato a una fecha» escribe una fecha como quieras («viernes 19 de septiembre», un patrón propio o segundos para restar dos fechas), en la zona horaria de la cuenta o en la del contacto.

Y está la acción Sumar o restar puntos, que lleva un marcador en un campo: cada vez que la persona muestra interés le sumas, cuando se enfría le restas, y después una condición decide qué hacer con los que van arriba de cierto número.

En el bloque de Acciones hay también Guardar un dato del flujo. Ese dato vive solo mientras dura ese recorrido y no queda en la ficha del contacto. Sirve para datos de un solo uso: el número que eligió en un menú, lo que devolvió otro sistema, un cálculo intermedio.

La regla: si el dato te va a servir mañana —la ciudad, la talla, el cumpleaños—, campo. Si solo sirve dentro de esta conversación, dato del flujo. Así la ficha del contacto no se llena de datos innecesarios.

El nombre, el teléfono, el canal por el que escribe, de qué anuncio llegó, cuándo te escribió por última vez: todo eso ya lo sabe la plataforma sin que tú crees nada, y se escribe igual, entre dos llaves. Están todos listados en el artículo de los campos del sistema, con un botón para copiarlos.

Solo tres etiquetas: Mayorista, Cliente y Reclamo. Con la primera el flujo envía la lista de precios al por mayor en vez de la normal; la segunda separa a quien ya compró de quien solo preguntó; la tercera hace que la conversación pase directamente al equipo.

Y cuatro campos: talla, ciudad, ultimo_pedido y uno global que se llama promocion_del_mes. Los tres primeros los llena el flujo conversando. El último lo cambia la dueña cada primero de mes, en un solo sitio, y todos los mensajes que lo mencionan salen actualizados esa misma tarde.