Usar la biblioteca de medios
Guarda en la Biblioteca lo que envías seguido (menú, catálogo, precios) y úsalo desde la bandeja, los flujos, los masivos, las plantillas y el catálogo sin buscarlo en tu computador. Tiene carpetas, favoritos, lo ya enviado y respuestas guardadas con archivos.
- 8 pasos
- 5 minutos
- Cualquiera del equipo
Antes de empezar
- Tener la sección «Biblioteca» (o cualquiera de las secciones donde se eligen archivos: bandeja, flujos, mensajes masivos, CRM, anuncios, entrenamiento o WhatsApp)
Paso a paso
Paso 1: Abre la Biblioteca
Está en el menú de la izquierda, entre Contactos y Asistente de IA, con cuatro pestañas: Archivos, Enviados, Respuestas y Papelera. En el teléfono ocupa toda la pantalla.
Paso 2: Sube tus archivos, varios a la vez
Pulsa Subir y elige todos los que quieras, o arrástralos desde tu computador a cualquier parte de la ventana. También puedes pegar una captura con Ctrl+V. Cada archivo muestra su avance y se puede cancelar o reintentar. Si ya lo tenías, no se sube otra vez: dice «Ya estaba en Promos» y queda donde estaba. Cada archivo puede pesar hasta 100 MB.
Paso 3: Ordénalos en carpetas
Con Nueva carpeta creas las que quieras, y dentro de cada una, subcarpetas (un solo nivel). Arrastra los archivos hasta una carpeta para moverlos, o usa Mover a… en el menú de cada archivo. La estrella los marca como favoritos, y Recientes y Más usados juntan solos lo que más envías. Se busca por nombre, y puedes ver los archivos en cuadrícula o en lista.
Paso 4: Ponles un nombre y una descripción
Al abrir un archivo cambias su nombre y su descripción. La descripción es el pie con que se envía una foto, un video o un documento, y admite campos del contacto, como {{nombre_pila}}. Un audio o un sticker no llevan pie. Ahí mismo ves de qué tipo es, cuánto pesa, dónde está, cuántas veces se usó, a cuántos contactos se envió y por qué canales sirve.
Paso 5: Envíalos desde la bandeja
En un chat, el clip abre Subir archivo y Biblioteca. En la biblioteca elige uno o varios (hasta 10): Enviar los envía ya, cada uno con su descripción de pie, y Añadir al mensaje los deja en la tira de encima de la caja para cambiar los pies antes. También aparece Enviados, para volver a elegir algo que ya enviaste. Lo que no sirve por el canal de ese chat sale en gris, con el motivo escrito debajo.
Paso 6: Úsalos donde se carga un archivo
Donde antes subías un archivo del computador, ahora también hay un botón Elegir de la biblioteca:
- Flujos: la foto, el video, el audio, el archivo, el GIF, las tarjetas y el encabezado de una plantilla. Lo que subes desde el editor queda guardado en la biblioteca.
- Botones de la bandeja (el encabezado y la foto o el video de cada tarjeta del carrusel) y Enviar plantilla.
- Mensajes masivos: el encabezado y las tarjetas de una plantilla, en lugar del archivo de ejemplo de Meta. Sale con una dirección que no caduca, aunque el masivo dure días. También la foto de un masivo de Instagram.
- Catálogo del CRM y Anuncios → Productos: las fotos de cada producto, varias a la vez.
- Enviar archivos de la IA, en Entrenamiento, y el archivo de ejemplo al crear una plantilla.
Paso 7: Mira lo que ya enviaste
La pestaña Enviados junta, sin repetir, todo lo que la cuenta ha enviado con archivo: cuántas veces, a cuántos contactos, cuándo fue la última y quién lo envió (una persona, la IA, un flujo, otro sistema o el celular). Al abrir una fila ves los últimos envíos, y cada uno abre su chat. Guardar en una carpeta lo pasa a la biblioteca, y Volver a enviar abre el chat que elijas con el archivo ya puesto en la tira, para revisarlo y enviarlo. Los archivos enviados con un enlace de otra página, y los de contactos en la papelera, no salen aquí.
Paso 8: Crea respuestas guardadas con archivos
La pestaña Respuestas es la lista de las respuestas guardadas de la cuenta, por categoría. Cada una tiene su atajo, su texto y hasta 10 archivos de la biblioteca, como las respuestas rápidas de WhatsApp Business. En un chat se usan con /: el texto va a la caja y los archivos a la tira, para revisarlos antes de enviar. Por WhatsApp el texto va de pie del primer archivo que lo admite; en Messenger e Instagram sale primero y después los archivos. Las respuestas rápidas de la app del celular son aparte y no se mezclan con estas.
Una foto muy pesada: «Ajustar para WhatsApp»
WhatsApp recibe fotos jpg o png de hasta 5 MB. Una foto del celular de 8 MB, una captura grande en png o una imagen webp no pasan, y en la biblioteca salen en gris con el motivo. Debajo de la foto gris, y en su detalle, está Ajustar para WhatsApp: crea una copia nueva en jpg de 5 MB o menos, en la misma carpeta, con el nombre «… (WhatsApp)» y la misma descripción. La original no se toca: sigue sirviendo por Instagram (hasta 8 MB) o Messenger. Se baja la calidad y, si hace falta, el tamaño, solo lo justo; la foto se endereza y pierde los datos de dónde se tomó, y lo transparente queda sobre blanco. Si ya hiciste esa copia, te lleva a la que ya existe.
Por qué algo sale en gris
Nada se esconde: lo que no sirve en el sitio donde estás sale en gris, sin casilla, con el motivo escrito debajo y arriba la cuenta («3 no sirven aquí»). Cada canal tiene sus límites: por WhatsApp, fotos jpg o png de hasta 5 MB, videos mp4 o 3gp de hasta 16 MB, audios de hasta 16 MB y documentos de hasta 100 MB; por Instagram, documentos solo en PDF. Y cada sitio suma lo suyo: el encabezado de una plantilla es jpg o png, mp4 o PDF; la foto de un producto, jpg o png; un GIF, solo un archivo .gif.
Eliminar, la papelera y lo que ya se envió
Eliminar un archivo o una carpeta los lleva a la Papelera durante 30 días, con quién lo hizo y cuándo se borra de verdad; desde ahí se restauran, y una carpeta vuelve con todo lo suyo. Pasados los 30 días desaparece de la biblioteca, pero lo que ya se envió, los flujos y las respuestas que lo usan siguen funcionando: el archivo sigue guardado mientras algo lo use. Subir de nuevo uno que está en la papelera lo restaura.
Guardar en la biblioteca lo que llega en un chat
Con Guardar en la biblioteca, en cualquier foto, video o documento del chat (también el de un cliente), en el visor y en los documentos de la ficha del contacto, eliges carpeta y nombre. Lo que envió un cliente se guarda con su propia copia: sigue ahí aunque ese contacto se elimine, y no ocupa espacio de más.
Si ves uno de estos mensajes
- «Pesa … MB y WhatsApp acepta hasta 5 MB para fotos.»
- La foto sale en gris porque Meta no la recibe. Ábrela en la biblioteca y pulsa «Ajustar para WhatsApp»: se crea una copia en jpg de 5 MB o menos, en la misma carpeta, y la original no se toca.
- «Instagram no acepta .docx para documentos: tiene que ser pdf.»
- Instagram solo recibe PDF como documento. Guarda el archivo en PDF, o envíalo por un canal que sí lo reciba.
- «Caben carpetas dentro de una carpeta, no más adentro.»
- Una carpeta admite subcarpetas, pero estas ya no admiten otras. Crea la nueva en la carpeta de arriba.
- «Ese archivo ya no está en la biblioteca: elige otro.»
- Alguien lo eliminó entre que lo elegiste y lo enviaste. Si sigue en la papelera de la biblioteca, restáuralo desde ahí; si no, súbelo otra vez.
Preguntas frecuentes
- ¿Se cobra o se limita lo que guardo?
No. El mismo archivo guardado dos veces ocupa el espacio de uno solo, y la biblioteca no muestra un medidor de espacio.
- ¿Quién ve y quién cambia la biblioteca?
Es de toda la cuenta. Ver, subir y elegir archivos lo puede hacer quien tenga la sección «Biblioteca» o cualquiera de las secciones donde se eligen archivos. Renombrar, mover y eliminar es de quien tiene «Biblioteca».
- ¿Puedo cambiar un archivo y que cambie en todos mis flujos?
Todavía no: cada flujo guarda su archivo. Los contenidos que eligen de la biblioteca ya recuerdan cuál es, para poder hacerlo más adelante. Mientras tanto, elige el archivo nuevo en cada flujo.
- ¿Qué pasa con la biblioteca si copio un flujo a otra cuenta?
El flujo conserva la dirección de cada archivo, pero la biblioteca es de cada cuenta: en la copia, los archivos no aparecen en su biblioteca. Súbelos allá si quieres reutilizarlos.
- ¿Se puede dejar un archivo con fecha de vencimiento, o que la IA lo elija sola de una carpeta?
Todavía no. Hoy la IA envía los archivos que le dejas en «Enviar archivos», que ahora también se eligen de la biblioteca.
- ¿Puedo traer los archivos que tenía en mi plataforma anterior?
No se traen solos. Súbelos a la carpeta que quieras, varios a la vez.
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